Loading...

ネクストエンジンでの「領収書の同梱依頼」を自動で処理する方法

BLOG

2020.5.12

ネットショップを運営する上で、領収書を希望する購入者への領収書の同梱対応は、地味に手間がかかる業務の一つです。

ネクストエンジンを利用している方であれば、備考欄に「領収書」という文字列がある伝票を確認待ちに止める運用をしているのではないでしょうか。

その後、確認待ちで止まっている伝票を一つ一つ目視でチェックし、領収書希望であればネクストエンジンのピッキング作業欄に「領収書を同梱する」指示を記入し、確認済みにチェックを入れるまでが領収書同梱のフローです。

NE画面でピッキング作業欄に「領収書を同梱する」指示を記入
画像1:NE画面でピッキング作業欄に「領収書を同梱する」指示を記入

この作業はすぐに終わるため、他にも様々な理由で確認待ちに止まっている受注を確認する流れの一つで行なっている事業者が多いと思います。
ですが、このような細かいタスクが溜まると、受注担当者のミスを誘発する一つの原因となります。

領収書の同梱指示はネクストエンジンの機能では自動化できませんが、「Tetra」というネクストエンジンのアプリを活用すれば、該当する伝票のピッキング作業欄へ「領収書を同梱する」という文字列を自動で記入できるようになります。

自動記入であれば、処理漏れなどの人為的ミスがなくなる上、毎日のちょっとしたルーティンワークが一つ解消されます。

「領収書の同梱依頼」を自動で処理できる「Tetra」とは

Tetraは、ネットショップ運営者が、様々なサービスや条件を組み合わせ、オリジナルの業務効率化ツールを自分で作れるクラウドサービスです。

プログラミングの経験がなくても、日々のタスクを自動化するツールを自分の手で簡単に作ることができます。

また、ネットショップの運営をする上で一般的に発生する様々なタスクは予めテンプレート化されており、”領収書を希望する注文があったら、ネクストエンジンのピッキング欄に「領収書を同梱する」と自動入力”というタスクも、テンプレートとして提供されています。

このテンプレートに沿って必要な情報を埋めていくだけで、今日からでもすぐに領収書の同梱依頼を自動化できます。

Tetraテンプレートイメージ「ピッキング欄に「領収書を同梱する」と自動入力」
画像2:Tetraテンプレートイメージ「ピッキング欄に「領収書を同梱する」と自動入力」

このテンプレートでは、下記のプロセスを自動で実行します。

  • 15分おきに、ネクストエンジンの受注を取得
  • 備考欄に領収書と記入されている伝票を抽出
  • ピッキング指示欄に「領収書を同梱」と追記

このテンプレートを設定した上で、ネクストエンジン側でも「備考欄に”領収書”という文言があれば確認待ちで止める」という設定をオフにすれば、領収書を希望する注文でも確認待ちステータスに止まることがなくなります。
さらにピッキング指示欄には「領収書を同梱する」という内容が自動で追記されるようになります。

手順に従ってテキスト入力やデータ選択を行うたった数分の作業で、すぐに領収書同梱依頼の作業が自動化され、受注担当者の仕事が一つ減ります。

また、領収書対応に限らず、他にも多数の要因で「確認待ち」で止めている受注は多いのではないのでしょうか。例えば「ギフトラッピング」「熨斗」「時間指定」など、特定の決まった文言が入っている際のちょっとした定型業務は他にもたくさんあると思います。この様々な定型業務を、アイデア次第でいくらでも自動化できるのがTetraの特徴です。

Tetraは、30日間無料でのトライアルができますので、ぜひこのテンプレートを活用して、自分自身で業務効率化ツールを作る感覚を実感してください。

「Tetra」無料トライアルの詳細はこちら

他にも様々な業務を自動・効率化

Tetraでは、複数のパーツを接続して何らかの処理を実行する一連の流れを「フレーズ」と呼び、フレーズは「ノート」という、メール送信、条件分岐、他サービスとの連携(ネクストエンジン、Chatwork、Googleスプレッドシートほか)などのアクションを行うパーツから構成されています。

このノートの組み合わせ方や設定方法次第で出来ることが無数に広がるため、既存サービスでは実現できなかったような自社ならではの細かい業務まで自動化できるのがTetraの特徴です。

ネットショップを運営している方々の実際の業務を元にしたテンプレートを活用し、業務の効率化を実現するだけでなく、テンプレートのカスタマイズや、一からフレーズを組み立てて自社ならではのオリジナルツールを作成することもできます。

ぜひ一度、Tetraで今必要なツールを自分で作る体験をしてみてください。

「Tetra」無料トライアルの詳細はこちら

関連記事

     ホーム / テンプレート・ブログ / ネクストエンジンでの「領収書の同梱依頼」を自動で処理する方法