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ネクストエンジンでお届け指定日によって最適化し印刷日待ステータスに自動で移す方法

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2020.5.12

ネットショップ運営をしている人は、購入者の設定したお届け指定日によって出荷依頼を手動でコントロールするのに手間を感じている人が多いのではないでしょうか。
その中でネクストエンジンを利用している方は、注文に応じて納品印刷指示日を手入力し、「印刷日待」ステータスに移動させておくという処理をしている人もいますよね。

また、当日出荷する分だけを「印刷待ち」に移動させて、出荷しない受注は全て「印刷日待」ステータスに留めているという運用の方もいるかと思います。
しかしそのやり方では、毎朝の受注処理に追われて他の業務ができなくなったり、入力ミスや漏れによって誤出荷の原因になる恐れがあります。

この記事では、ネクストエンジンを利用している人向けにネクストエンジンアプリを使い、自動で注文に応じて最適な納品書指示日をセットし、「印刷日待」ステータスに移す方法を紹介します。

今回紹介した方法を利用することで、今まで毎日仕方なくやっていた納品書指示日の手入力を自動で行い、快適なネットショップ運営のために役立てていただければ幸いです。

手作業で出荷日を管理する事例とデメリット   

事業者が複数の出荷形態を持っている場合、受付できる配達希望日の範囲が異なります。

例えば、自社からの個別出荷であれば最長2週間先まで受付できますが、委託先倉庫によっては、7日以内など短い期間もあります。
モールやカートの配達希望日受付においては最大可能範囲を提示した設定をすると思います。

出荷元が受付可能になるまで、「印刷日待」というステータスに予め伝票を移動させておくか、当日出荷する分だけを「印刷待ち」に移動させて、出荷しない受注は全て「印刷日待」ステータスに留めれば、出荷依頼するタイミングのコントロールが可能です。

しかし、そのためには納品書印刷指示日を手入力しなければなりません。

画像1:ネクストエンジン画面「納品書印刷指示日を手入力イメージ」

下記は、手作業で出荷依頼をコントロールする業務フローの一例です。

  1. 配達希望日がある伝票を「確認待ち」に止まるように設定します。
  2. 確認待ちにある伝票の配達希望日指定をチェックします。
  3. 必要に応じて適切な納品書印刷指示日を手入力します。

このような運用方法をしているネットショップ運営者は多いですよね。
しかし、この運用には下記のようなデメリットがあります。

  • 日々の購入者対応との並行作業になるため、毎日の労働時間の大半が取られてしまう。
  • 注文数が多くなればなるほど、本当に確認しないといけない受注伝票を見逃してしまう。
  • 納品書印刷指示日への手入力は100%の精度を維持できない。

このようにデメリットが多いことは分かっていても仕方なくやっていると思います。
次の章では、このデメリットを解消するため、自動で今までの作業を行う方法を紹介します。

印刷日待ステータスに移動をネクストエンジンアプリ「Tetra」で自動化  

納品書印刷指示日の自動設定して印刷ステータスに移動する運用は、ネクストエンジン単独の機能では自動化できませんが、「Tetra」というネクストエンジンのアプリを活用すれば、納品書印刷指示日の自動設定が可能になります。

この処理を自動化することで、今すぐ出荷しなくていい伝票を自動的に「印刷日待」ステータスに移動させることができ、担当者が毎日のピッキング指示入力から解放され、顧客対応や売上アップ施策に注力できるなどの大きなメリットがあります。

Tetraは、ネットショップ運営者が、様々なサービスや条件を組み合わせ、オリジナルの業務効率化ツールを自分で作れるクラウドサービスです。
プログラミングの経験がなくても、日々のタスクを自動化するツールを自分の手で簡単に作ることができます。

また、ネットショップの運営をする上で一般的に発生する様々なタスクは予めテンプレート化されており、”日時指定に応じて自動で納品書印刷指示日を設定する”というタスクも、テンプレートとして提供されています。

このテンプレートに沿って必要な情報を埋めていくだけで、今日からでもすぐにこの煩雑な作業を自動化することができます。

画像2:Tetraテンプレートイメージ「日時指定に応じて自動で納品書印刷指示日を設定」

このテンプレートでは、下記のプロセスで実行しています。

  • 30分おきにネクストエンジンの受注を取得
  • NE伝票の配達希望日を読み込む
  • 配達希望日が可能な範囲かどうかを判定する
  • 範囲外だった場合、納品書印刷指示日を計算する
  • 納品書印刷指示日を自動設定する

1項目ずつ具体的に説明します。

・NE伝票の配達希望日を読み込む

画像3:ネクストエンジン画面「配送希望日自動入力」

配送希望日(上記画像参照)を読み込みます。

・配達希望日が可能な範囲かどうかを判定する

今回に関しては、日時指定が7日以上先の注文を範囲外として判定しています。

・範囲外だった場合、納品書印刷指示日を計算する

配達希望⽇の4⽇前⽇付で 納品書印刷指示⽇を設定します。

・納品書印刷指示日を自動設定する

画像4:ネクストエンジン画面「納品書印刷指示自動設定イメージ」

上記画像のように納品書指示日が自動で設定されます。
このテンプレートの設定作業は早ければ数分で完了します。

ネクストエンジンとの接続設定の後、手順に従って配達希望日の受付可能範囲を設定するだけで、すぐに納品書印刷指示日の設定が自動化されます。

Tetraは、30日間無料でのトライアルができますので、ぜひこのテンプレートを活用して、自分自身で業務効率化ツールを作る感覚を実感してください。

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他にも様々な業務を自動・効率化

Tetraでは、複数のパーツを接続して何らかの処理を実行する一連の流れを「フレーズ」と呼び、フレーズは「ノート」という、メール送信、条件分岐、他サービスとの連携(ネクストエンジン、Chatwork、Googleスプレッドシートほか)などのアクションを行うパーツから構成されています。

このノートの組み合わせ方や設定方法次第でできることが無数に広がるので、既存サービスでは実現できなかったような自社ならではの細かい業務まで自動化できるのがTetraの特徴です。

ネットショップを運営している方々の実際の業務を元にしたテンプレートを活用し、業務の効率化を実現するだけでなく、テンプレートのカスタマイズや、一からフレーズを組み立てて自社ならではのオリジナルツールを作成できます。

ぜひ一度、Tetraで今必要なツールを自分で作る体験をしてみてください。

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